Artikler

Innsyn i den ansattes e-post

No comments

ed31b60b2dfc1c3e81584d04ee44408be273e7d611b2114794f9 640 e mail Innsyn i den ansattes e post

Av og til har en bedrift behov for å skaffe seg tilgang til en ansatts e-poster. Under her redegjør våre arbeidsrettseksperter for når det er rettslig adgang til dette. Ta gjerne kontakt med oss for en rask rådføring før slik beslutning tas, da dette er et område arbeidsgivere skal trå varsomt.

  1. Datatilsynet har laget egne retningslinjer

Disse kan leses https://www.datatilsynet.no/Sektor/Arbeidsliv/Innsyn-epost-filer/

Arbeidsgivere gis følgende råd:

Ha klare og tydelige retningslinjer om bruk av virksomhetens datasystem. De fleste arbeidsgivere vil tillate en viss bruk av e-postkassen til private formål – eventuelle begrensninger bør fremkomme tydelig. Legg særlig vekt på tiltak som kan hindre behovet for innsyn. Dette kan for eksempel være bruk av fraværsassistent ved planlagt fravær.

Definer hva som anses som et grovt brudd som kan føre til e-postinnsyn i virksomheten.

Definer når det kan bli aktuelt med innsyn i e-post, hvem som kan beslutte at innsyn skal skje, og hvilken fremgangsmåte man vil benytte i slike tilfeller.

Lag egne e-postadresser til tillitsvalgte som kan benyttes i deres tillitsverv.

2. Kan det gjøres innsyn i private e-postadresser, som hotmail og gmail?

Nei, det er det ikke adgang til. Innsyn kan om nærmere vilkår er oppfylt foretas i e-postadresse tilknyttet bedriften. Dette gjelder selv om man har bevis for at slik konto har blitt benyttet til skade for bedriften.

3. Hva skal til for å kunne lese en ansatts e-poster?

For å kunne lese en ansatts e-post må et av to vilkår være oppfylt. For det første kan man lese slike e-poster dersom det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller for å sikre andre interesser for bedriften. Den ansatte er for eksempel fraværende uten at man får kontakt med vedkommende, og man har fått tilbakemeldinger fra hans kunder om at det løper en viktig frist. Nødvendighetskravet innebærer dog i nevnte tilfelle at man må forsøke mindre inngripende metoder først, som å lese gjennom kundemapper på kontoret. Man kan også lese e-post dersom man har mistanke om, og den mistanken må være begrunnet, om at det foreligger et grovt brudd på pliktene som følger i arbeidsforholdet, eller det foreligger forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse og avskjed. Begrunnet er mistanken om det kan pekes på konkrete forhold, som indikerer at det foreligger grovt pliktbrudd eller grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

4. I hvor lang tid kan man lese e-poster?

Normalt vil det kun være adgang til å gjøre et enkeltstående innsyn. På bakgrunn av det man finner der kan det en sjelden gang være behov for å fortsette innsynet. Den ansatte venter for eksempel på å motta dokumenter fra en tredjepart i en straffbar sak. Normalt vil det ikke være nødvendig å fortsette å lese e-poster. Bedriften skal være svært forsiktig med å iverksette tiltak som har karakter av overvåking. Det er for eksempel ikke adgang til å overvåke en ansatts bruk av internett.

5. Hvordan går man frem når man skaffer seg innsyn i en ansatts e-poster?

Det stilles krav om at den ansatte varsles om at man vil lese e-postene. Han skal også gis mulighet til å uttale seg om hvordan han ser på saken. Man må også redegjøre for hvorfor man mener vilkårene for innsyn er oppfylt. Den ansatte skal også gis en mulighet til å være til stede når e-postene gjennomleses.

Man kan stille spørsmål ved hvor praktisk det er å varsle den ansatte på denne måten før det gjøres innsyn. Ofte er det jo nettopp hastverk og det at man ikke får kontakt med den ansatte som gjør at man trenger å lese hans e-poster. Det er også et poeng at en ansatt som har noe å skjule lett vil kunne gå inn på kontoen og slette unna e-poster. Dog er det i dag gode muligheter for at en bedrifts it-leverandør kan gjenopprette slike slettede e-poster.

Er det hastverk, er det tilstrekkelig å orientere den ansatte i ettertid om hva som har skjedd. I tillegg til å gi ovennevnte informasjon må man også her redegjøre for forholdene rundt innsynet. Hvem var tilstede, hvordan skaffet man seg innsyn, ble slettede elementer gjenopprettet, hvilke e-poster har man lest osv. Det skal også fremgå hva resultatet av innsynet ble.

Kopi av harddisk eller område av harddisk. Man kjører en backup slik at man har tilgang på også slettede elementer. E-poster lagres ofte eksternt. Ligger i dataskyen.

 

 

Kenneth Strømme GundersenInnsyn i den ansattes e-post

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *